Над діловою гостинністю як пріоритетною галуззю у сусідній Польщі почали працювати ще на початку 2000-х років. Тоді ж, у 2002 році, у Варшаві заснували національне конференц-бюро. Через 2 роки таку ж установу, та цього разу – місцеву, створили в Кракові. Зараз культурна столиця Польщі впевнено розвивається на шляху до досягнення лідерських позицій у сфері. За результатами 2016 року, Краків посідає 65 місце у світовому рейтингу ICCA, ставши платформою для проведення 41 конференції асоціації. Натомість, Польща знаходиться на 18-й позиції із показником – 195 конференцій профільних асоціацій.

Відтак, днями Львівське конференц-бюро влаштувало навчальний виїзд до Кракова для професійних організаторів конференцій (ПОКів) міста. Метою візиту було надати змогу представникам рекомендованих компаній Львова ознайомитись із діяльністю закордонних колег, перейняти корисний світовий досвід, отримати професійні поради та відвідати найсучасніші локації для проведення заходів.

Збудувати приміщення на 3000 осіб у центрі старого міста – можливо. Переконатись у цьому учасники виїзду змогли під час відвідин ICE Krakow Congress Centre. Збудований у 2014 році за кошти міськради та Європейського Союзу (загалом – близько 105 млн дол.), зараз він приймає близько 200 масштабних та різнопланових подій щороку: від конференцій та виставок до концертів та фестивалів. Конгрес-центр охоплює 4 гнучкі зали, які можна швидко трансформувати під потреби будь-якого заходу. Що цікаво – попри щільний графік у проведенні подій, – а тут усе розписано до 2019 року, – конгрес-центр має лише незначну суму чистого прибутку від своєї діяльності. Натомість, більш помітні вигоди від його діяльності отримують учасники сфери ділової гостинності: готелі, ресторани, туроператори та провайдери конференц-послуг.

Як розповіла менеджер з продажів ICE Krakow Ельжбета Пизік, тут може паралельно відбуватись до 3 подій водночас. Основною перевагою конгрес-холу називає, перш за все, зручне розміщення та пішу доступність до близько 2 тисяч готельних номерів. Однак, визнає: Краків як напрям конференц-туризму має недосить виставкової площі, якщо порівнювати з іншими великими європейськими містами. Відтак, найбільшими конкурентами вважає міста Рейк’явік, Дублін та Валенсію. Натомість, на території Польщі паралельно з Краковом стрімко розвиваються конференц-можливості міст Катовіце та Познань.

Конгрес-центр є також членом асоціації ICCA. За словами Ельжбети Пизік, особисте відвідування міжнародних B2B-виставок сприяє налагодженню довготривалих контактів з організаторами подій та допомагає залучати закордонні події до Кракова. Заявки ж на проведення таких подій ICE Krakow готує у співпраці з місцевим конференц-бюро. Загалом йдеться про близько сотню таких пропозицій на рік.

Та це не єдине приміщення міста, здатне прийняти тисячі людей. У 2014 році у Кракові з’явилась ще одна гідна локація – Tauron Arena, яка зараз має статус найбільшої в країні та однієї із найсучасніших у Європі. Знаходиться вона на відстані 4 км від головної площі Кракова і охоплює 2 зали для проведення заходів: великий, тобто власне арену, та малий. Здатна вмістити понад 20 тисяч осіб водночас. Приміщення спеціалізується на проведенні спортивних та розважальних подій. Із часу відкриття в стінах арени приймали Cirque du Soleil, Depeche Mode, Linking Park, Aerosmith, Scorpions, Queen та інших світових зірок. Натомість конференції тут відбуваються відносно рідко – лише двічі на місяць. Найбільшими перевагами арени є її «критість», а також наявність сучасних технологій та світлодіодних дисплеїв.

Програму навчального туру продовжила надзвичайно продуктивна зустріч із колегами з Krakow Convention Bureau. Цю установу засновано як структурний підрозділ міської ради у 2004 році. Тож накопичений досвід колег було особливо корисно перейняти фахівцям Львівського конференц-бюро.

Як зазначила керівник Krakow Convention Bureau Малґожата Пшиґурська-Сковрон, завдяки спільній роботі із рекомендованими компаніями-організаторами й локаціями для проведення подій, а також налагодженій інфраструктурі, торік вдалося залучити до міста близько 40 конференцій профільних асоціацій. Загалом щорічно Convention Bureau подає близько 120 конкурсних заявок на проведення конференцій та конгресів, із яких успішними є близько 25%.

Водночас дуже схожими у Кракові та Львові є програми сертифікації організаторів подій та присвоєння звань Почесних Амбасадорів міст. Цікавою також є ініціатива «Krakow Network». Вона полягає в проведенні регулярних, дещо неформальних, зустрічей, спрямованих на те, аби познайомити між собою ключових учасників ринку ділової гостинності та сприяти їхній співпраці.

Важливими у навчальній поїздці до Кракова були також зустрічі із місцевими організаторами подій. Скажімо, компанія із понад 20-річним досвідом діяльності Symposium Cracoviense презентувала учасникам туру успішний кейс організації World Seed Congress у 2015 році, що об’єднав в одному місці близько 1600 учасників, із яких 98% – іноземці. Для проведення цього заходу довелося задіяти не лише основні, а й безліч креативних та нестандартних локацій у місті.

Залучати конференції такого рівня Symposium Cracoviense вдається завдяки співпраці з університетами, науковими асоціаціями та Почесними Амбасадорами. Також важливою складовою представники компанії вважають рекомендацію від місцевого конференц-бюро, тож регулярно долучаються до написання й подання ним заявок на проведення заходів. Загалом організовують близько 10-15 великих конгресів та конференцій на рік.

Ще одна компанія, яку відвідали учасники, – Jordan Congress Bureau – не лише організовує масштабні заходи, а й розвиває власну мережу конференц-готелів, місткістю до 500 осіб, а також надає послуги із транспортування, кейтерінгу та розваг. Як і у випадку з Symposium Cracoviense, ця компанія також першочергово залучається підтримкою конференц-бюро Кракова при поданні заявок на проведення подій.

Нагадаємо, статус професійного організатора подій, рекомендованого Львівським конференц-бюро, цьогоріч отримали:

  • DikArt Creative Marketing Company, що займається організацією конференцій та корпоративних подій, а також івент-маркетингом
  • Global Events – компанія з організації подій ділового та корпоративного спрямування, а також урочистих відкриттів;
  • Just Lviv It (Холдинг емоцій «!FEST») – компанія, що займається організацією корпоративних заходів, а також в’їзним туризмом;
  • Reisewelt Ukraine – провідний туристичний оператор із в’їзного туризму в Україні з пріоритетним напрямом МІСЕ (ділові події);
  • Трайдент – компанія із понад 20-річним досвідом організації подій, зокрема – і корпоративних.